Så behandlar Energimyndigheten personuppgifter

Eftersom Energimyndigheten är en myndighet blir meddelanden som kommer in till myndigheten som huvudregel allmänna handlingar. Handlingarna registreras (diarieförs) och kan vid en begäran om utlämnande av allmän handling komma att lämnas ut om uppgifterna inte omfattas av sekretess. Det betyder att även personuppgifter som finns i en allmän handling kan komma att lämnas ut i enlighet med offentlighetsprincipen. Så länge det inte har en avgörande betydelse för sekretessbedömningen har Energimyndigheten ingen rätt att efterforska till vem uppgifterna lämnas ut.

Den behandling av personuppgifter som krävs enligt de författningar som myndigheten ska följa, t.ex. offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagstiftningen och förvaltningslagen, för att hanteringen av myndighetens allmänna handlingar ska vara korrekt är nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse. All behandling av personuppgifter ska vara förenlig med EU:s dataskyddsförordning och den kompletterande svenska regleringen.

De kategorier av personuppgifter som behandlas är främst namn och kontaktuppgifter till enskilda som hör av sig till myndigheten. Om ärendet avser en organisation behandlas namn och kontaktuppgifter till kontaktpersonen.

I ärenden där kraven på säker identifiering är viktigt behandlas även personnummer. 

Det förekommer personuppgifter i allmänna handlingar som skickas till Energimyndigheten. Dessa hanteras endast genom att handlingen läggs i det aktuella ärendet. Uppgifterna registreras inte särskilt och uppgifterna i den inkomna handlingen görs inte sökbara.

Behandling av känsliga personuppgifter

Ibland skickas känsliga personuppgifter in till myndigheten. Dessa uppgifter behandlas om de behövs för att handlägga ett ärende och läggs då till i det aktuella ärendet. Uppgifterna registreras inte särskilt och uppgifterna i den inkomna handlingen görs inte sökbara.

Det är endast de medarbetare på Energimyndigheten som behöver ta del av personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter som kommer att ha tillgång till dem.

Utöver de utlämnanden som görs till följd av offentlighetsprincipen använder Energimyndigheten ibland personuppgiftsbiträden. De personuppgiftsbiträden som anlitas får bara behandla personuppgifter i enlighet med de ändamål och instruktioner som Energimyndigheten har lämnat för behandlingen. Energimyndigheten använder personuppgiftsbiträden bland annat för olika typer av it-tjänster.

Utgångspunkten för en statlig myndighet är att enligt arkivlagstiftning bevara allmänna handlingar. Energimyndigheten följer de regler som finns om bevarande och gallring av allmänna handlingar i enlighet med gallringsregler och beslut. Personuppgifter som inte ingår i en allmän handling sparas bara så länge de är nödvändiga för de ändamål som de behandlas för.

Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse gallras när det inte längre behövs för myndighetens verksamhet.

Energimyndigheten behandlar personuppgifter i samband med anmälan till myndighetens konferenser. Behandlingen sker för att administrera anmälan och följa upp myndighetens konferenser. Energimyndigheten kan även behandla personuppgifter för att informera om kommande arrangemang. Den rättsliga grunden för administrationen av anmälan till konferenser är att fullgöra det avtal som ingåtts i samband med anmälan. Rättslig grund för behandlingen som sker i samband med uppföljning är att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Energimyndigheten behandlar personuppgifter i samband med att en ansökan om tjänst skickas in till Energimyndigheten. Personuppgifterna behandlas för att Energimyndigheten ska kunna administrera ansökningarna och tillsätta tjänsten. Behandlingen för tillsättning av tjänsten sker som ett led i Energimyndighetens myndighetsutövning och övrig behandling för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Energimyndigheten behandlar personuppgifter i samband med kameraövervakning. Syftet med behandlingen är att:

• skydda informationstillgångar, förhindra och utreda brott i fastigheten samt öka tryggheten för medarbetare och gäster

Kamerabevakningen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Kamerabevakning

Energimyndigheten behandlar personuppgifter utifrån sitt ansvar som kontoförande myndighet och nationell registeradministratör. Syftet med personuppgiftsbehandlingen är att administrera konton och register. Behandlingen av personuppgifter sker som ett led i Energimyndighetens myndighetsutövning.

Energimyndigheten behandlar personuppgifter för att administrera och följa upp prenumerationer på redaktionella nyhetsbrev och marknadsrapporter som sprider information om myndighetens verksamhet. Den rättsliga grunden för administrationen av prenumerationer är att fullgöra det avtal som ingåtts i samband med anmälan om att motta nyhetsbrev och/ eller marknadsrapporter.

Personuppgifter i nyhetsbrev

Energimyndigheten behandlar personuppgifter utifrån sitt ansvar som statistikansvarig myndighet för energiområdet (officiell statistik) men även övrig energistatistik som tas fram på myndighetens initiativ. Behandlingen sker som en uppgift av allmänt intresse.

Energimyndigheten behandlar personuppgifter i samband med att ansökningar om olika former av statligt stöd skickas in. Syftet med behandlingen är att handlägga de stödärenden Energimyndigheten har fått i uppdrag att hantera. Behandlingen av personuppgifter sker som ett led i Energimyndighetens myndighetsutövning.

Energimyndigheten behandlar personuppgifter i samband med att olika former av tillsyn bedrivs. Syftet med behandlingen är att handlägga ärenden inom de tillsynsområden som myndigheten har fått i uppdrag att hantera. Behandlingen av personuppgifter sker som ett led i Energimyndighetens myndighetsutövning.

Rätt till tillgång

Du kan begära att få information om Energimyndigheten behandlar personuppgifter som rör dig och i så fall en kopia på dessa – ett så kallat registerutdrag – tillsammans med annan information om behandlingen.

Rätt till rättelse

Om du anser att personuppgifter som rör dig är felaktiga eller ofullständiga kan du begära att få uppgifterna rättade eller kompletterade.

Rätt till invändning

När Energimyndigheten behandlar personuppgifter inom ramen för myndighetsutövning eller för att kunna utföra andra arbetsuppgifter av allmänt intresse har du rätt att när som helst invända mot behandlingen. Om myndigheten inte kan visa att det finns tvingande, berättigade skäl att fortsätta behandla uppgifterna måste myndigheten upphöra med behandlingen.

Rätt till begränsning

Du har i vissa fall, till exempel om du invänt mot behandlingen, möjlighet att kräva begränsning av behandling av dina personuppgifter. Genom att begära begränsning har du, i vart fall under en viss tid, möjlighet att stoppa Energimyndigheten från att använda uppgifterna annat än för att exempelvis försvara rättsligt anspråk. Du kan även hindra myndigheten från att radera uppgifterna, till exempel om du behöver uppgifterna för att kräva ett skadestånd.

Rätt till radering

Du kan i vissa fall få dina personuppgifter raderade. När dina personuppgifter behövs för att Energimyndigheten ska kunna fullgöra sitt uppdrag eller framgår av en allmän handling har Energimyndigheten ingen möjlighet att radera uppgifterna.

Rätt att flytta dina personuppgifter

Om Energimyndigheten behandlar personuppgifter om dig för att uppfylla ett avtal eller om du har samtyckt till behandlingen har du i vissa fall möjlighet att få ut personuppgifter som rör dig för att använda dessa på annat håll, exempelvis föra över uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig.

• Den viktigaste uppgiften för dataskyddsombudet är att övervaka att organisationen följer dataskyddsförordningen, annan tillämplig lagstiftning och interna styrande dokument.
• Dataskyddsombudet ska i god tid delta i diskussioner som rör skyddet av personuppgifter.
• Dataskyddsombudet rapporterar direkt till generaldirektören