Arbeta strategiskt med energieffektivisering
För att energiarbetet inom en organisation ska bli långsiktigt behöver energifrågan bli en del av det dagliga arbetet.
Att arbeta systematiskt med energieffektivisering innebär att medvetet och kontinuerligt planera, genomföra och följa upp åtgärder för att ständigt förbättra energiarbetet.
Det finns många faktorer som visat sig vara viktiga för ett framgångsrikt energiarbete. Några av dessa är:
- Ledningen är positiv och engagerad samt har slagit fast en långsiktig strategi med visioner och mål.
- Energianvändningen synliggörs i organisationen.
- Energieffektiviserande åtgärder prioriteras och pengar avsätts i budget.
- Personer som har kunskap om både organisationens processer och system är engagerade i energiarbetet.
- Arbetet sker strukturerat och systematiskt.
För att maximera energieffektiviseringen behövs strategiskt arbete.
Steg 1 - Prata med fastighetsägaren
Flera myndigheter äger inte själva de byggnader man är verksamma i och har därmed inte rådighet över byggnadernas tekniska installationer. För att genomföra åtgärder relaterade till själva byggnaden och dess tekniska system krävs gott samarbete med fastighetsägaren.
God dialog med fastighetsägare och hyregäst
Ett första steg i energieffektiviseringsarbetet är därmed att prata med fastighetsägaren.
Energieffektiviseringsarbetet underlättas av en god dialog mellan fastighetsägare och hyresgäst. Det bör därför skapas ett forum eller en rutin för att diskutera energirelaterade frågor. Det kan exempelvis handla om att dela med sig av uppföljning av energianvändning och diskutera ambitioner inom energieffektivisering. Hur man gemensamt kan uppnå satta mål.
Det är även viktigt att klarlägga och se över vem som har rådighet och ansvar över vad. Det kan även vara klokt att fundera på att eventuellt implementera Grönt hyresavtal och initiera en dialog med fastighetsägaren kring detta.
Hyresgäster som har begränsad möjlighet att påverka driften av byggnaden kan börja arbeta med beteendefrågor.
Tekniska åtgärder
För tekniska åtgärder har fastighetsägaren en betydligt viktigare roll. Fastighetsägaren kan exempelvis börja med att se över klimatskalet. Tillsammans kan fastighetsägare och hyresgäst se över och justera drifttiderna efter verksamhetens behov.
Viktigt med samverkan
Hyresgästen kan initiera, driva på och vara involverad, men det är ändå fastighetsägaren som har en huvudroll. Driftpersonalen har en viktig roll, då det är de som i detalj vet hur byggnaden fungerar. Genomgripande åtgärder kräver därmed samverkan.
Ett grönt hyresavtal är en bra start på en sådan samverkan. Se gärna till att exempelvis miljöansvarig, fastighetsansvarig och lokalansvarig arbetar tillsammans.
Grönt Hyresavtal
Ett Grönt hyresavtal är en överenskommelse mellan fastighetsägare och hyresgäst som skapar enighet kring en gemensam ambition för att exempelvis reducera energianvändningen. Avtalet förtydligar ansvaret mellan fastighetsägare och hyresgäst.
Så här har några myndigheter arbetat
Försvarshögskolan
Försvarshögskolan har sedan 2018 tecknat ett grönt hyresavtal med hyresvärden Akademiska Hus. Inom ramen för det avtalet har ett strukturerat arbete med energibesparande åtgärder genomförts.
Exempelvis har en energikartläggning genomförts som bland annat resulterat i optimering av drifttider för ventilation och nattvandringar för att kontrollera att belysningsautomation fungerar och kontroll av att ventilationsaggreagat är avstängda utanför programmerade drifttider.
Vidare har Försvarshögskolan själv och tillsammans med hyresvärden bytt ut gamla belysningsarmaturer mot nya LED-armaturer i samband med renoveringar och hyresgästanpassningar. De nya LED-armaturerna har också försetts med styrutrustning för att inte lysa i onödan.
Arbetet med att byta gamla armaturer mot ny LED-teknik fortgår och beräknas vara klart under 2024.
Upphandlingsmyndigheten
Upphandlingsmyndighetens kontor ligger i ett område som bland annat delas med tre övriga myndigheter med samma hyresvärd, Fabege. Tillsammans har de initierat ett samverkansforum där de gemensamt diskuterar energibesparande åtgärder.
Fler exempel
Rapport - Myndigheters arbete med energibesparing vintern 2022/2023
Steg 2 - Kartlägg energianvändningen
Genom dialog med fastighetsägaren finns möjlighet att kartlägga energianvändningen. På kort sikt handlar det inte nödvändigtvis om att gå in på detaljnivå utan snarare om att bilda sig en översikt och hitta energitjuvar.
Se över energimätare
Det kan även vara bra att få en bild av vilka energimätare som finns och om det finns behov av att installera fler undermätare framöver. Då gäller det att bestämma vad som ska mätas, hur mätningarna ska utföras och var mätarna ska placeras.
Se över energideklaration och drifttider
Finns det en relativt ny energideklaration (helst enligt BBR29) kan utfall från denna användas för att hitta åtgärder på kort sikt. Det är även klokt att se över drifttider för ventilation och belysning.
Inventera om ni använder el under höglasttimmar
Höglasttimmar är vanligtvis vardagar klockan 8–11 och klockan 16–19. Se även över vad elen används till. För vissa aktiviteter går det att förflytta elanvändningen för att plana ut effektkurvan.
Exempelvis el som går till värme eller kyla har relativt höga effekter och termiska system har alltid en tröghet. Dessa system lämpar sig därmed för att minska elanvändningen och minska effekten under höglasttimmar.
Tips! Fundera noga på vilket temperaturintervall på luften inomhus ni måste hålla er inom. Mät därefter temperaturen för att testa hur mycket ni kan sänka effekten under höglasttimmar. Testa sedan om ni kan sänka effekten ännu mer under höglasttimmar om ni höjer den utanför höglasttimmarna.
Så här har Statens geotekniska institut arbetat
Även Statens geotekniska institut har kontaktat sina hyresvärdar för att gemensamt ta fram underlag kring baslaster, effekttoppar och arbeta vidare därifrån. Information har getts till personalen om vikten av att spara el och stänga av sin IT-utrustning.
Rapport - Myndigheters arbete med energibesparing vintern 2022/2023
Genomför en energikartläggning
För att löpande kunna arbeta med energifrågorna är det bra att ha koll på företagets nuläge och förutsättningar till möjliga förbättringar. För att få detaljerad bild av detta behövs energikartläggning genomföras.
En energikartläggning är grunden i organisationens systematiska energiarbete och rapporten som energikartläggningen resulterar i är ett bra beslutsunderlag för hur din organisation sedan ska gå vidare med att genomföra åtgärder.
I rapporten kan du till exempel se hur mycket energi din organisation och dess olika delar använder.
Enkla åtgärder - nattvandra och gå energironder
Ett smart sätt att upptäcka enkla åtgärder är att nattvandra i lokalerna och gå energironder för att identifiera onödig energianvändning. Nattvandring innebär en energirond när verksamheten är stängd (så som kväll, nätter, helg).
Syftet är att upptäcka energi som används i onödan för att hitta besparingsmöjligheter. Det kan exempelvis vara belysning som står på i onödan, produkter som är i stand-by lägen och fönster som glömts i vädringsläge.
Genomför en beteendekoll och tänk även på hur det ser ut vid långa ledigheter. Det kan även vara intressant att gå en energirond då verksamheten är igång. Notera alla åtgärdsförslag och se till att de genomförs.
För att undvika att delar av energieffektiviseringsarbetet förbises, är det viktigt att en person får det övergripande ansvaret.
Så här har några myndigheter arbetat
Göteborgs universitet
Göteborgs universitet inventerar, tillsammans med fastighetsägarna och verksamheten, möjliga energieffektiviseringsåtgärder på kort och lång sikt. Bland annat planeras ronder i lokalerna för att identifiera åtgärder som kan genomföras.
Länsstyrelsen i Blekinge län
Har tecknat Grönt hyresavtal tillsammans med fastighetsägaren. Där genomfördes en nattvandring då de uppmärksammade och åtgärdade onödig ventilation, lampor som lyser med mera.
Statens medieråd
Vissa myndigheter tog hjälp av externa företag för att se över sin energianvändning. Exempelvis Statens medieråd tog hjälp för att se över hur deras elanvändning fördelades över dygnet. Resultatet visade att mycket el användes under natten då lokalen var obemannad. Detta åtgärdades bland annat genom att grenuttag med strömbrytare installerades vid samtliga arbetsplatser.
Fler exempel
Rapport - Myndigheters arbete med energibesparing vintern 2022/2023
Steg 3 – Sätt energimål
Energimål ska konkretisera arbetet med att effektivisera energianvändningen.
Genom att sätta upp och förankra mål blir det enklare att få igång ett strukturerat arbete med ständiga förbättringar. Målen ni sätter bör vara beslutade av ledningen, väl anpassade till verksamheten och tydligt kommunicerade.
Det finns möjlighet att sätta både övergripande mål som gäller för hela verksamheten och mer specifika för utvalda processer eller delar av verksamheten.
Målen kan vara både kort- och långsiktiga.
Beroende på det underlag som finns kan kortsiktiga mål exempelvis handla om att skapa en överblick och se vad energin används till och på så sätt skapa underlag för att i senare skede besluta konkreta energimål.
Ett mål kan även vara att införa rutiner för att samarbeta kring energifrågan med fastighetsägaren.
Det kan också handla om att installera fler undermätare och se över kommande lagkrav samt ta fram en strategi för hur dessa ska uppnås. Enligt exempelvis Energieffektiviseringsdirektivet kommer det ställas krav att offentlig sektor årligen ska minska energianvändningen med 1,9 procent.
Om möjligt gör målen mätbara så att de blir lättare att följa upp. Med utmanande och attraktiva mål kan hela organisationen få ett ökat intresse och större engagemang.
Ta fram SMART:a mål
Målen som tas fram bör vara SMARTa:
- Specifika – målet ska säga exakt vad du vill uppnå och fördelarna du får på köpet.
- Mätbara – så att du vet när du uppfyllt målet och på ett enkelt sätt kan följa upp det.
- Accepterade – är målet förståeligt, meningsfullt, relevant och angeläget?
- Realistiska – finns förutsättningar att nå målet?
- Tidssatta – ha en tidsperiod som underlättar planeringen.
Följ helst upp och revidera målen regelbundet. På så sätt får ni en värdemätare på om ni är på rätt väg. Ändra aktiviteterna, tiden när det ska vara klart eller annat som förändrats på vägen.
Kom ihåg att ha tydliga mätpunkter eller nyckeltal som gör det enkelt att avgöra om ni är på rätt väg.
Mer om energipolicy och energimål
Läs mer om Energipolicy och energimål samt hitta mallar, verktyg, checklistor och broschyrer som kan vara användbara för ditt långsiktiga energiarbete.
Steg 4 – Ta fram åtgärder och handlingsplan
Utifrån övergripande energikartläggning och mål finns möjlighet att besluta åtgärder och göra en handlingsplan.
I avsnitt 3 visas förslag på åtgärder som både kan genomföras relativt omgående samt åtgärdsförslag som kräver större byggnads- eller installationstekniska ingrepp. Driftpersonalens detaljkunskaper är en guldgruva och hyresgästernas iakttagelser brukar också kunna generera åtgärdsförslag.
När åtgärderna är beslutade och prioriterade är det dags att ta fram en konkret handlingsplan. Handlingsplanen är en hjälp för att konkretisera det som ska göras under de kommande åren. Även för enklare åtgärder är det bra att arbeta metodiskt.
För varje åtgärd bör det anges vem som är ansvarig, när det ska vara klart och hur resultatet ska följas upp. För vissa åtgärder kan det även vara relevant att beräkna lönsamhet ur ett livscykelperspektiv genom exempelvis nuvärdesmetoden.
Vid eventuell investeringskostnad kan det även behöva ses över hur denna fördelas mellan hyresgäst och fastighetsägare.
Här kan du läsa om lämpliga kriterier för prioritering av åtgärder, metoder för lönsamhetsberäkning och hur du tar fram en handlingsplan.
Genomför åtgärder
När åtgärder och handlingsplan är fastställda är det dags för det som allt systematiskt energiarbete syftar fram till - att genomföra åtgärder.
Det görs i enlighet med prioriteringarna i handlingsplanen. Här får du information om finansiering av åtgärder, investeringsfria åtgärder, energitjänster och hur man arbetar tillsammans med konsulter på bästa sätt.
Genomför och finansiera åtgärder
Verktyg och mallar för lönsamhetsberäkningar
LCC-Verktyg
Nätverket Belok har dels en generell LCC-kalkyl och dels specifika LCC-verktyg för pumpar, fläktar, luftfilter, belysning och fönster.
Beloks LCC-kalkyl och LCC-verktyg
Upphandlingsmyndigheten har produktspecifika LCC-kalkyler för belysning, bilar, storkök, vitvaror medmera som kan användas i anbudsutvärdering såväl som i behovsanalysen inför en upphandling.
Upphandlingsmyndighetens LCC-kalkyler
Totalmetodiken
Totalmetodiken är en metod för att identifiera företagsekonomiska möjligheter för energieffektivisering i lokalbyggnader. I metodiken tänker man i åtgärdspaket istället för enskilda åtgärder för att på så sätt möta uppsatta krav på lönsamhet.
Effektivt åtgärdspaket leder till maximala energibesparingar
Planera inför kommande större åtgärder
Tips! Vid kortsiktiga åtgärder gäller att ha i åtanke och planera inför kommande större åtgärder. Exempelvis kan de besparingar som uppnås genom åtgärder på kort sikt användas senare till investering av större energieffektiviseringsåtgärder framöver.
Steg 5 – Uppföljning av energianvändningen
En av de viktigaste byggstenarna för ett framgångsrikt energiarbete är att kontinuerligt följa upp energianvändning, genomförda åtgärder och arbetet inom energiorganisationen.
Genom uppföljning av organisationens energiarbete kan du återkoppla resultaten till ledningen, skapa engagemang hos medarbetarna, lära dig av misstag och få en möjlighet att åtgärda dessa.
Uppföljningen underlättas om det finns undermätare som mäter energianvändningen för olika ändamål. Ibland kan det vara lämpligt att göra momentana mätningar för att till exempel ta reda på hur mycket el kaffemaskinen använder.
Om elanvändningen mäts gemensamt med andra hyresgästers elanvändning kan det dessutom vara aktuellt att installera permanenta undermätare som visar hur mycket el respektive hyresgäst använder.
Om undermätare saknas kan energianvändning följas upp med hjälp av underlag från energileverantörer. Beroende på om det är varm- eller kallhyra kan vissa uppgifter behöva efterfrågas från fastighetsägaren.
Vid genomförande av energisparåtgärder i befintliga byggnader, behöver en referensnivå (ett basfall) fastställas som beskriver utgångsläget. Det kan exempelvis handla om att jämföra energianvändningen med motsvarande månad tidigare år. Vad som kan och ska mätas varierar för olika verksamheter och företag.
Här kan du läsa mer om uppföljning av energianvändning, genomförda åtgärder, arbetssätt & organisation samt energinyckeltal.
Så här har några myndigheter arbetat
Myndigheten för Yrkeshögskolan
Myndigheten för Yrkeshögskolan har genomfört undermätning av elanvändningen i syfte att hitta energitjuvar och identifiera åtgärder.
De har även anordnat workshop för att identifiera möjliga energibesparingsåtgärder samt inlett dialog med fastighetsägare om utbyte av äldre armatur för belysning med syfte att förbättra ljusbild och även minska energianvändning.
Naturhistoriska riksmuseet
Naturhistoriska riksmuseet har satt samman en "Energigrupp" tillsammans med fastighetsägaren (SFV) för att ta fram förslag på olika energibesparande åtgärder.
Fler exempel
Rapport - Myndigheters arbete med energibesparing vintern 2022/2023
Tips om energiuppföljningssystem
För att följa upp energianvändningen för byggnaden och se över er energi- och effektanvändning finns energiuppföljningssystem.
Under 2022 pågick en tekniktävling med målet att skynda på utvecklingen av digitala verktyg och funktioner som underlättar för fastighetsägare att ha kontroll över sin energi- och effektanvändning.
Flera system har även information för hyresgäster för att se sin energianvändning. I dialog med fastighetsägaren kan ni se på möjligheten att implementera ett energiuppföljningssystem.
Tydlig rollfördelning i energiarbetet
Energimyndighetens rapport som redovisar resultat av regeringsuppdraget Energibesparing i statlig förvaltning, framkom att en gemensam nämnare för de myndigheter som hade kommit långt i sitt energieffektiviseringsarbete är ansvarsfördelning och delaktighet.
Det ska finnas en tydlig rollfördelning i arbetet med dessa frågor. Det är även viktigt att ha en långsiktig plan och rutiner för hur arbetet med energianvändningen ska följas upp.
Det är även viktigt att medarbetare är med och bidrar till det arbetet. Genom att känna sig delaktiga och informeras om energiarbetet kan det öka intresset.
