Utbildning och coachning för resfria möten i Dalsland

Totalt genomfördes 136 webbaserade möten under projektet, vilket motsvarar en energibesparing på 35 megawattimmar vilket sparar cirka 16 ton koldioxid. Efter projektet har arbetsgrupperna fortsatt att genomföra webbmöten. Coachningen har påverkat möteskulturen i kommunerna och lett till ett mer energieffektivt arbetssätt.

De fem kommunerna som deltagit är Bengtsfors, Dals Ed, Färgelanda, Mellerud och Åmål som tillsammans bedriver ett omfattande samarbete inom Dalslandskommunernas kommunalförbund. Samarbetet ger upphov till många möten och därmed ett stort antal tjänsteresor. Resorna tar tid, och upplevs ibland som stressande av tjänstemän och politiker. Tjänsteresor står också för en betydande del av kommunernas energianvändning och miljöpåverkan. En kartläggning av energianvändning visade att förändrade mötesvanor kan leda till stor energieffektivisering.

Kommuncheferna reser till många möten

Någon form av IT-stöd för möten via telefon, video och webb fanns i de flesta av kommunerna men kom sällan till användning. För att minska antalet fysiska möten och uppmuntra resfria möten över webben beslutade Dalslandskommunernas kommunalförbund att informera, utbilda och coacha anställda och politiker i tekniska lösningar för webbmöten. Målet var att öka andelen webbmöten och energieffektivisera kommunernas tjänsteresor. Projektet syftade också till att ta fram en metod för hur användare kan coachas i webbmöten. Energimyndigheten beviljade projektet ekonomiskt stöd 2011.

En kartläggning av kommunernas tjänsteresor hittade grupper med tjänstemän och politiker som deltog i många möten. Kommuncheferna var en sådan grupp och de beslutade tidigt att ersätta ett av sina två månadsmöten med ett resfritt webbmöte. Anställda och politiker i de utvalda grupperna utbildades i tekniska lösningar för resfria möten och erbjöds därefter individuell coachning för att få kontinuitet i webbmöten. Metoden innebär att deltagaren själv tar initiativ och ansvarar för sin utveckling. Coachen bidrar med vägledning, instruktioner och förtydligande frågor för att deltagaren ska nå resultat.

Positivt för de deltagande

Deltagare i projektet upplevde att webbmöten bidrog till att förbättra kommunikationen i arbetsgruppen. Med hjälp av den nya mötestekniken blev de mer effektiva och slapp den stress som tjänsteresor kan innebära. De deltagare som tidigare inte deltagit i webbmöten uppskattade att få kunskap om ett nytt arbetsverktyg.

– Att börja med att kartlägga kommunens tjänsteresor och göra ett urval av passande grupper för utbildning och coachning är en viktig del i att lyckas med resfria möten. Det är också viktigt med kontinuitet, att genomföra ett par möten och coacha deltagarna under tiden så att de kommer över tröskeln. Det tar några möten innan man kommer in i tekniken. Den osäkerhet som deltagare kan uppleva till en början minskar efterhand. Det var också värdefullt att kommuncheferna tidigt började genomföra resfria möten, det bidrog till kännedomen om projektet inom kommunerna, säger projektledare Jenny Christensen.

Sedan projektet avslutades har de arbetsgrupper som fick utbildning och coachning genom projektet fortsatt med resfria möten. Flera kommuner har antagit resepolicys som anger att resfria möten prioriteras. Kommunerna har också en gemensam IT-grupp som arbetar vidare med praktiska lösningar. Projektet har visat att coachning och utbildning kan påverka attityder och mötesrutiner. Det kan i sin tur leda till minskad energianvändning och miljöpåverkan.

För att lyckas med resfria möten är det viktigt att genomföra ett par möten och coacha deltagarna under tiden. Det tar några möten innan man kommer in i tekniken, säger Jenny Christensen.