Bygga laddstationer - hantering av projektrisker och intressenter
Utifrån sina egna erfarenheter av att bygga laddstationer för tunga elfordon berättar Nima Energy (Nima) om den metod de använt för att kontinuerligt arbeta med projektrisker och det med ett extra fokus på komplexiteten med förhållandevis många och olika intressenter. Detta är viktiga delar i den strukturerade projektplan som bör tas fram inledningsvis och sen hållas levande under hela genomförandet.
Nimas laddstation i Skillingaryd består av fyra laddstolpar – vardera med 400 kW effekt – och tillhörande laddplatser, med en layout och tillgängliga ytor som möjliggör genomgående trafik vid laddplatserna. Stationen är byggd för tunga fordon, men även personbilar har möjlighet att ladda här. I direkta närområdet till laddstationen finns bland annat övernattningsmöjligheter, toaletter och möjlighet att köpa mat och fika.
I december 2023 öppnade Nima Energy sin första station för ultrasnabb laddning i Skillingaryd vid E4:an. Bild: Nima Energy
Laddstationen ligger strategiskt utmed E4:an söder om Jönköping och nära Båramo logistikterminal. Som ett led i projekteringsarbetet togs kontakt med företag i närområdet som kunde utgöra möjliga användare av och kunder till den framtida laddstationen. Med dessa som deltagare genomfördes en presentation på plats för den tänkta etableringen, för diskussioner och inspel kring frågor om bl a layout, site, logistik samt trafiksäkerhet för laddstationen. Laddstationen är ansluten till Vattenfalls elnät.
Projektrisker
Nima har aktivt och kontinuerligt identifierat och hanterat olika projektrisker genom projektets genomförande. Det handlar om vilka risker som finns, dess sannolikhet och konsekvenser samt möjliga riskreducerande åtgärder. Delar av detta arbete har också utförts tillsammans och i dialog med andra parter inom projektet.
– En del av framgångsfaktorerna bedöms utgöras av just det faktum att ständigt lyfta risker och riskhantering som en del av agendan, både i interna forum och i forum tillsammans med kontraktsparter, säger Johan Larsson, projektchef på Nima Energy.
På vilket sätt risker i praktiken klassificeras och grupperas, hur åskådliggörandet av riskerna görs eller vilket system för poängsättning som används för riskens sannolikhet och konsekvens spelar naturligtvis också roll för framgången i arbetet med riskhantering.
– Mest hävstång fås dock troligtvis av det kontinuerliga arbetet med att ständigt ha projektriskhantering på agendan, menar Johan Larsson.
Utifrån sitt riskhanteringsarbete drar Nima några möjliga slutsatser. Inte minst blir det tydligt att vissa risker både är mer utmanande att identifiera och att hitta en lämplig mitigering för. Anledningar till det kan t ex vara begränsad möjlighet till insyn i och förståelse för risker inom externa kontraktsparters arbetsprocesser kopplade till laddstationsprojektet.
– Då även dessa externa risker kan påverka hela projektets budget och/eller tidplan är rådet att tillsammans och i öppna samtal ha fortlöpande riskhanteringsdiskussioner, säger Johan Larsson.
Risker som beror på omvärldsfaktorer är också exempel på risker som kan vara utmanande men likväl viktiga att följa upp och analysera utifrån bästa nulägesbild. Under tiden som laddstationen i Skillingaryd projekterades och byggdes var exempelvis post-pandemi-effekter på leverantörskedjor, Ukraina-kris och generell inflation exempel på omvärldsfaktorer som ledde till projektrisker – vilka i praktiken hade en påverkan på leveranstider och kostnader.
Nima hanterade detta genom att i god tid inleda dialoger kring kommande upphandling med möjliga utrustningsleverantörer i laddstationsprojektet och nyttja informationen, t ex kring aktuella ledtider för leverans och risker förknippade med dessa, när de fastställde projektets tidplan.
En annan lärdom, som besannades även under detta projekt, är att alla projektaktiviteter inte kommer falla ut i enlighet med den initiala genomförandeplanen. Genom en god projektriskhantering ökar dock möjligheterna till ett genomförande utan negativ tids- eller kostnadspåverkan.
– Det är även viktigt att ta rimlig höjd tidsmässigt och skapa ekonomisk buffert i projektet för oförutsedda händelser, påpekar Johan Larsson. Detta för att undvika att projektbudget och tidpunkt för färdigställande redan i inledningsskedet av själva genomförandet i fält visar sig inte kunna hållas.
Intressenter
En slutsats Nima drar – efter att ha genomfört ett antal projekt som handlar om att bygga laddstationer – är att intressentkartläggningen utgör en viktig del av projektplanen och underlaget som fungerar som stöd för projektledaren och projektteamet vid hantering av bl a projektrisker.
Trots projektets relativt begränsade omfattning, för att vara ett infrastrukturprojekt, är den totala intressentkartan ändå relativt stor. Ur ett riskhanteringsperspektiv kan denna intressentkarta användas på flera sätt.
– Inte minst är det viktigt att tidigt identifiera eventuella motstridiga intressen kopplat till projektet, genuint förstå bakomliggande orsaker och genom bl a god samverkan, koordinering och öppen dialog öka möjligheterna att hantera detta, säger Johan Larsson.
Nima nämner att några huvudsakliga intressenter, typiska för en laddstationsetablering exempelvis är:
- markägare
- elnätägare
- kommun
- närliggande verksamheter/grannar
- ekonomisk stödgivare
- entreprenör för byggnation och dess underentreprenörer
- utrustningsleverantörer.
– I alla våra projekt är det viktigt att ha med sig slutkundsperspektivet, dvs den laddande kunden på laddstationen och den krav- och förväntansbild som de har, påpekar Mattias Hennius, bolagets kommunikationschef. Det avgörande är att stationen redan från dag ett ska fungera perfekt eftersom det är vårt löfte till våra kunder. Detta gäller allt från skyltar och linjer målade på mark, till skärmbilder på laddarna och driftsäkerhet.
Avslutande råd till aktörer
För att summera är Nimas viktigaste råd till andra aktörer som ska bygga laddstationer för tunga elfordon:
- Jobba kontinuerligt med aktiv hantering av de projektrisker som identifierats genom att planerat, konsekvent och fortlöpande lyfta risker som en agendapunkt i projektforum. Då uppnår och upprätthåller man rätt fokus, vilket enligt oss utgör basen för att lyckas med projektriskhanteringen.
- Kom ihåg att era leverantörers och entreprenörers risker också är era egna risker. Skillnaden är bara att det primärt är någon annan som har huvudsakligt ansvar för de riskreducerande åtgärderna. Support till varandra och gemensam kontinuerlig dialog och insats som kan bidra till riskhanteringsarbetet gynnar i slutänden hela laddstationsprojektet, dess budgetuppfyllnad och möjlighet att hålla tidplan.
- Utför en grundlig intressentkartläggning tidigt i projektet för att tydliggöra vilka motstridiga intressen som kan finnas inom projektet kopplat till dess genomförande. Detta blir då ett underlag för riskidentifieringen och därmed viktigt för uppföljande riskhantering. Ha i tillägg ett speciellt fokus på slutkundens krav och förväntan, även detta redan tidigt i projektets genomförande.
